Come fare smart working senza impazzire se sei dipendente

Ti stai domandando come fare smart working in maniera produttiva e non sai da che parte cominciare? Leggi questo articolo e lo scoprirai

Anche in smart working mantieni le tue abitudini

Da marzo 2020 è diventato chiaro che lo smart working potrà essere sempre più un’opzione per molti e non solo a causa della pandemia. Nonostante ciò non è sempre applicabile quindi ti consiglio, almeno per il momento, di continuare a mantenere le tue abitudini.

Gironzolare per casa in pigiama, coi capelli sfatti e senza trucco potrà sembrare comodo ma ricordati che è una giornata lavorativa, quindi comportati come se lo fosse. Inoltre il rischio dopo alcuni giorni è di sentirti alienata e insoddisfatta di te.

Ogni mattina continua a svegliarti e a fare tutto proprio come se dovessi andare in ufficio. Questo atteggiamento da una parte ti permetterà di mantenere i tuoi orari quando dovrai tornarci e dall’altra ti metterà nell’ottica che stai per cominciare a lavorare.

Di solito fai più di un’ora di strada per recarti a lavoro e quindi non sai cosa fare in quel tempo se non dormire di più? Sono abbastanza sicura che da qualche parte hai una lista lunghissima di cose che non fai per mancanza di tempo: è il momento di tirarla fuori! In alternativa puoi creare una morning routine che ti permetta di cominciare al meglio la tua giornata.

Ricavati uno spazio di lavoro

Quando hai il giusto spazio per lavorare performi meglio e con minor affaticamento fisico. Lavorare dal letto o dal divano può sembrare rilassante ma non lo è affatto. Se devi passare tutto il giorno al computer quello che ti serve è una postazione di lavoro adeguata o a fine giornata avrai bisogno di un fisioterapista!

Cerca di utilizzare una scrivania, in modo da poter definire un tuo spazio preciso e preparare la postazione con tutto quello che ti serve. Se non ce l’hai allora usa pure il tavolo della cucina o della sala, l’importante è che siano ben illuminati. Togli tutto quello che non serve, metti il computer portatile su un rialzo in modo da non dover tenere la testa inclinata (o usa uno schermo esterno) e,  se possibile, usa una tastiera esterna.

Come gestire il capo e i colleghi in smart working

A seconda del grado di autonomia può essere più o meno problematico gestire le richieste dei tuoi superiori in smart working (senza contare i colleghi che ti contattano in continuazione per chiederti qualcosa o anche solo per fare due chiacchiere).

Molte aziende hanno chiesto ai dipendenti di usare software come Teams o WhatApp per mantenere i contatti con i colleghi o controllare le presenze. Il problema è che spesso manca la conoscenza del loro funzionamento e che vengono utilizzati anche quando non è necessario.

Se non si stabiliscono delle regole chiare in merito il rischio è non solo di diventare improduttiva ma anche di sentirti come se fossi sotto stretto controllo. 

Limitarsi a dire “non lo voglio usare” non è una buona idea: meglio essere propositiva e chiedere che vengano date delle regole precise. Puoi proporre, ogni mattina e magari anche a fine giornata, di fare un meeting di pochi minuti in modo da definire le priorità per la giornata e quanto rimasto incompiuto. 

Fai presente ai colleghi e al capo che ci sono momenti in cui hai bisogno di concentrazione e che quindi metterai il tool in modalità occupato e li richiamerai appena possibile. Stabilisci delle pause caffè virtuali se volete chiacchierare del più e del meno in modo da evitare che ti interrompano per banalità ogni 10 minuti. La tecnologia può davvero aiutarci ma solo se impariamo ad usarla nel modo migliore e a nostro favore.

Abolisci le distrazioni 

La distrazione è sempre dietro l’angolo e lavorare da casa può aumentare il problema. A volte quando lavori da casa ne approfitti per fare altro, come chiamare un’amica, organizzare delle commissioni o occuparti di qualche piccola faccenda domestica. Magari preferisci lavorare con la televisione o ascoltare la radio salvo poi ritrovarti a fine giornata a dover lavorare di più per portarti in pari. 

Se poi a casa ci sono anche marito e figli la situazione si complica perché spesso loro si aspettano che tu sia disponibile in ogni secondo, esattamente come capita in vacanza o nel week end. Ricorda a tutti che anche se sei a casa stai lavorando e quindi devono comportarsi come se tu non ci fossi.

Eliminare tutte queste distrazioni ti aiuterà ad essere più concentrata e produttiva.

Come organizzare il lavoro in smart working

Il tuo problema è che non sai come gestire al meglio il tuo lavoro e quindi non riesci ad essere produttiva nonostante il tempo e lo sforzo che ci metti? Prova ad usare una tecnica di time management, ce ne sono diverse e puoi valutare quella che meglio si presta al tuo lavoro specifico, ad esempio:

• la tecnica del pomodoro
• la matrice di Eisenhower
• fare le to do list (liste di cose da fare)
• lavorare per blocchi di tempo
• lavorare nel flow

Prova a dargli un’occhiata, sono sicura che ce n’è una che va bene per te (e se non sai deciderti comincia con una e poi prova le altre).

Mantieni degli orari di lavoro anche in smart working

A volte in smart working può capitare di cominciare a lavorare la mattina ed andare avanti in maniera ininterrotta fino a tardi. Se capita solo una volta ogni tanto non è un problema ma se diventa una routine il rischio di accumulare stress e stanchezza è dietro l’angolo. Ricordati che anche se lavori da casa hai degli orari, hai diritto a delle pause e devi pranzare. Se il problema è che tendi a distrarti e poi devi recuperare abolisci le distrazioni, altrimenti mettiti una sveglia ad orari prestabiliti ed imponiti di prenderti una pausa. 

E se hai figli?

I tuoi figli sono a casa? La situazione si complica ma può essere gestita in modo diverso a seconda della loro età. 

Se i tuoi figli hanno dai 10 anni in su sono abbastanza grandi per capire che tu stai lavorando e che non puoi controllarli ogni secondo. E’ una buona occasione per responsabilizzarli e permettergli di crescere. Parla con loro e digli che devi lavorare e che hai bisogno di tranquillità ma che durante le pause sei disponibile ad aiutarli e stare con loro. Spiegagli che devono gestirsi in autonomia sia per quanto riguarda lo studio che per il resto del tempo. Ricorda loro che studiare e fare i compiti è loro responsabilità e se non dovessero farlo saranno loro a doversi giustificare con gli insegnanti, non tu. 

Se i bambini sono più piccoli in teoria dovrebbero essere a scuola o all’asilo, almeno che non siano a casa per quarantena preventiva o altra malattia. I bambini di quell’età non possono di certo gestirsi da soli quindi hai 3 alternative:

1. se c’è qualcun altro che può badare a loro (il padre, la nonna o un fratello maggiore) chiedi il loro aiuto.
2. se sei sola con loro ma hanno un’età compresa tra i 5 e i 10 anni puoi dirgli che devi lavorare e che quindi non puoi stare tutto il tempo con loro. Prepara un posto per loro dove possano fare i compiti (da soli) o disegnare e giocare e prenditi 10 minuti di pausa ogni ora per controllare che tutto vada bene e aiutarli coi compiti dove necessario. Se puoi parla con loro mentre lavori, li farà sentire più tranquilli e meno soli.
3. se sei sola e il bimbo è più piccolo allora pensa seriamente a richiedere un periodo di congedo parentale per Covid o alcune ore di ferie, lavorando solo negli orari in cui il piccolo dorme.

E tu quali problemi hai incontrato nel lavorare in smart working? Scrivimelo nei commenti sotto,