L’unico metodo per organizzare il tempo che conosci sono le liste delle cose da fare ma non trovi che sia la soluzione adatta per te? In questo articolo ti spiego come renderle davvero effettive e alcuni tool che puoi usare se preferisci la versione digitale.
Le liste delle cose da fare (o to-do list)
Fare la lista delle cose da fare è una tecnica di gestione del tempo così nota che molti ormai non la considerano neanche più una vera tecnica. Ma quanto è davvero utile fare liste chilometriche per gestire tutte le proprie incombenze? Come può il fatto di vedere scritto nero su bianco le centinaia di cose che devi fare aiutarti a gestirle?
Fare una lista delle cose da fare ti permette di avere sempre sott’occhio l’elenco delle cose da fare, evitando così che tu ti distragga o che ti dimentichi di qualcosa di importante che va assolutamente fatto. Fare una to-do list è quindi un utile mezzo per essere certa di portare a termine i tuoi compiti ed è anche piuttosto semplice. Fai la lista e depenni ogni attività man mano che la concludi.
Preparare una lista madre (o master list)
Per rendere la to do list ancora più effettiva, soprattutto se non la usi solo per lavoro, è una buona idea creare una lista madre. La lista madre altro non è che una mega lista dove inserire tutte le cose che devi fare, sia per lavoro che private, man mano che ti vengono in mente.
Con la master list otterrai 3 risultati:
- sarai sicura di non scordare niente
- liberarai la mente dai pensieri perchè saprai di aver scritto tutto
- sarà più semplice creare la lista giornaliera delle cose da fare.
Preparare la lista dopo aver stabilito le priorità
Affinché la lista delle cose da fare sia davvero un buon metodo per organizzare il tempo è necessario essere in grado di stabilire delle priorità, altrimenti il rischio è solo di perdersi ancora di più nel fare liste.
Il mio consiglio è di preparare la lista la sera prima per il giorno dopo o, se proprio non riesci, come primissima cosa al mattino. Prendi la tua lista madre e scorri le varie attività dando loro un livello di importanza e urgenza. Per stabilirlo puoi usare la matrice di Eisenhower o, più semplicemente, dargli un voto da 1 a 10. Dovrai mettere le attività più urgenti e importanti per prime e le altre a scalare. In questo modo saprai che anche se a fine giornata non sei riuscita a fare tutto quello che dovevi almeno avrai portato a termine le cose più importanti.
Le liste di cose da non fare (o not to-do list)
In alcuni casi può essere utile fare la lista di cose da non fare, cioè quelle cose che di solito fai ma che in realtà ti fanno solo perdere tempo.
In questa categoria rientrano le attività che fai per abitudine, le distrazioni e quello che fai per procrastinare un compito che non ti piace o che preferisci non affrontare.
Averla sempre davanti agli occhi può aiutarti a rimanere più focalizzata e capire come gestire meglio il tuo tempo. Non sei sicura di cosa inserire? Prendi un foglio bianco e ogni volta che realizzi che un certo compito in realtà è stato tempo perso o ti ha allontanato dal tuo obiettivo mettilo nella lista.
Quando ha senso fare più liste
Ci sono dei casi in cui è una buona idea fare più to-do list. Infatti se usi le liste per lavoro e il tuo lavoro prevede una serie di attività di routine che vanno per forza fatte allora fare una lista specifica per quel compito è una grande idea.
Io, come forse saprai se hai letto la mia pagina del presentazione del blog, faccio la contabile e ci sono dei periodi del mese dove devo fare sempre le stesse attività (chiusure mensili o fiscali, reportistica alla casa madre etc). Avere una lista specifica per quelle attività mi ha aiutato moltissimo per ricordare sempre quello che devo fare senza dover ripensarci tutte le volte (e risparmiando così un bel po’ di tempo).
Tool per gestire le liste delle cose da fare
Quando si parla di liste di solito si pensa a un grande foglio di carta e una penna. Sono ottime soluzioni, soprattutto all’inizio, per diventare padroni della tecnica.
Al giorno d’oggi, però, dove tutti è dematerializzato ed è più facile avere con sé lo smartphone invece che un’agenda, è spesso più comodo utilizzare una App per fare le to-do list, meglio ancora se utilizzabile anche da pc.
Quali app puoi usare? Ce ne sono moltissime e tutte gratis nella versione base. Ti elenco alcune delle più famose.
Evernote
E’ un’app che nasce per raccogliere appunti e permette anche di prenderli sotto forma di foto, scansioni, file audio o di messaggi vocali. Utilissima sia per fare la master list che per le to-do list. Disponibile su android, iOs e pc
Todoist
Questa app è molto famosa perchè non solo permette di prendere appunti in varie forme ed organizzarli in liste, ma anche di dare priorità e scadenze. E’ di sicuro una delle app più usate per semplicità e completezza. Disponibile su android, iOs e pc
One Note e To Do
Sono rispettivamente le app native di microsoft per le note e le liste, disponibili gratuitamente su tutti i pc con sistema windows. Come Evernote anche One note permette di prendere appunti in vari modi e To-Do permette di fare liste che possono essere ripristinate e depennate a necessità. La scomodità è che sono due app distinte, il vantaggio è che se usi le app per lavoro di sicuro le hai già installate e non richiedono autorizzazioni aggiuntive.
Google Keep
E’ l’app di Google per gestire note ed elenchi, presente su qualsiasi telefono android e su praticamente tutti i pc con un account Google. Permette di prendere appunti sotto forma di note e di elenchi e di farlo in diversi formati.
Note
L’app delle note per iPhone e prodotti Apple permette di prendere note in vari formati, di salvare link, di organizzarli ed esportarli. Da usare se possiedi questi dispositivi.
Notion
Notion è più un’app di gestione progetti ma permette di raccogliere appunti e di organizzarli secondo template prestabiliti o che puoi creare da te. Inoltre è collegata ad altre app per l’organizzazione. Da provare se lavori in proprio! Disponibile su Android, iOs e pc
Queste sono solo alcune delle molte app gratuite per appunti, ne esistono molte altre e hanno tutte funzioni molto simili. La fortuna è che nella versione base sono tutte gratuite quindi puoi scegliere quella che preferisci in base alle tue necessità o alla facilità d’uso.
Spero questo articolo ti sia stato utile. Se sei alla ricerca di altre tecniche di gestione del tempo puoi leggere gli articoli che ho scritto in merito sulla matrice di Eisenhower e la tecnica del pomodoro.
E tu che tecniche di gestione del tempo usi? Scrivimelo nei commenti
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