Come tracciare il tempo per essere più produttiva

Ti domandi spesso dove va a finire il tuo tempo? Non riesci a capire com’è possibile che tu non riesca a fare ciò che programmi nonostante ti ritrovi sempre a girare come una trottola? Imparare a tracciare il tempo e le cose che fai può aiutarti a capirlo per organizzarti al meglio. 

Perché tracciare il tempo

Lo so, tracciare il tempo è una cosa noiosa e neanche tanto facile da fare. Chi può davvero aver voglia di mettersi lì a tracciare cosa fa in ogni minuto della giornata?

E quale utilità ha alla fine?

Imparare a tracciare le attività che si fanno durante la giornata, sia che siano di lavoro che personali, è molto utile. Il motivo è che solo se hai un’idea chiara di come spendi il tuo tempo puoi organizzarti per gestirlo al meglio.

Per far ciò è però necessario che per un periodo significativo (minimo una settimana, meglio due) tu prenda traccia di ciò che fai e di quanto tempo ci metti per farlo. 

Ricordati, però, che per essere davvero rappresentativa delle tue giornate deve trattarsi di una settimana abbastanza standard (quindi una settimana in cui sei in vacanza non va bene).

Fase preliminare: controlla quanto tempo passi sul telefono

Al giorno d’oggi, grazie agli smartphone, siamo connessi in continuazione. Peccato che spesso questi apparecchi diventino una delle più grandi fonti di distrazione e di perdita di tempo.

La facilità con cui in ogni momento possiamo connetterci alla rete fa sì che spesso e volentieri non ci accorgiamo di quanto tempo davvero passiamo a guardare il telefono, anche per cose non importanti.

App come Quality Time o Moment ti mostrano in maniera chiara e semplice quanto spendi sul telefono e su quali app. Prova a scaricare una di questa app e a controllare i dati per qualche giorno: rimarrai stupita di quanto tempo ci passi.

Cosa capisci quando tracci il tuo tempo

Hai capito che tutto sommato tracciare il tempo potrebbe non essere una cattiva idea ma non hai ancora chiari tutti i vantaggi? Te li illustro qui di seguito:

• capisci quanto tempo sprechi sul telefonino
• ti rendi conto davvero di come spendi le tue giornate
• riesci a stimare meglio quanto durano le attività che svolgi. Spesso infatti il problema è che pensi che un certo compito ti porti via solo una mezz’ora e poi realizzi che ce ne vogliono due!
• riesci ad organizzare meglio sia le tue attività lavorative o di studio che quelle personali (inclusa la gestione della casa)
• riesci ad organizzare meglio la tua agenda
• puoi imparare a gestire il tuo tempo libero in modo da riuscire a fare quelle attività che rimandi da troppo tempo perché alla fine non hai mai il tempo
• impari a priorizzare il tuo lavoro o i tuoi task in modo da essere sempre certa che almeno le cose più importanti o urgenti vengano svolte (in questo può aiutarti la matrice di Eisenhower)
• impari ad usare le to-do-list in maniera utile ed efficace
• aumenterai la tua produttività e la tua attività lavorativa ne beneficerà 
• riuscirai finalmente a ritagliarti del tempo per te o per le cose che ami
• sarai meno stressata e meno in lotta continua con l’orologio

Come tracciare il tempo in pratica

Ok, ora che ti sei convinta dell’utilità di tracciare il tuo tempo per un po’ ti spiego come farlo.

Quello che devi fare è segnare ogni attività che fai indicando quanto dura. Più specifica sei e meglio riuscirai ad ottimizzare le varie fase. 

Per intenderci la semplice voce lavoro non va bene: devi indicare i vari task che svolgi e quanto tempo ti portano via.

Lo stesso approccio vale per le attività personali: invece di scrivere 1 ora per uscire di casa, dividi tra vestirsi – fare colazione – preparare i bambini eccetera.

Non deve diventare maniacale ma nemmeno troppo generica perché altrimenti il rischio è poi di non riuscire a capire quali attività puoi ridurre.

Quali mezzi usare per tracciare il tempo?

Esistono due metodi per tracciare il tempo: il metodo cartaceo e quello digitale. La scelta tra i due dipende dalle tue preferenze.

Se vuoi optare per il metodo cartaceo prendi dei fogli o un quaderno e scrivi per ogni attività a che ora la cominci e quando la finisci.

Se preferisci usare un’app puoi provare con Toggl che è gratuita e disponibile sia sul telefono che al computer.

Problemi e criticità

Ora mi dirai: ma come, per tutto l’articolo non hai fatto che decantare l’utilità di tracciare il tempo e ora mi parli di problemi e criticità? Sì, perché solo se li conosci puoi sfruttare questa tecnica al 100%.

Per quanto riguarda il lavoro occorre fare una precisazione: ha senso tracciarlo se fai delle attività che in tutto o in parte ti puoi organizzare. Se lavori come magazziniera, commessa o infermiera non ha senso provarci perchè il tuo lavoro è deciso da altri o dalle circostanze.

All’inizio non è facile tracciare il tempo perché lo fai un paio di volte e poi ti dimentichi. 

Io ho usato un piccolo trucco per semplificare il processo che può essere applicato a entrambi i metodi. 

Prepara prima la lista delle attività che fai (essendo una settimana standard le conosci) e poi segna solo il tempo che ci metti. Grazie a questo approccio è più facile ricordarsi di indicare gli orari e riuscire a farlo con costanza.

Ora dimmi: sei pronta a cominciare? Hai altri dubbi? Nel caso lasciami un commento sotto e ti risponderò appena possibile.