Come usare Trello per gestire i tuoi progetti al meglio

Hai un progetto molto importante e complesso da gestire e non sai come farlo al meglio? Impara come usare Trello e vedrai che risolverai il tuo problema in un battibaleno!

I software di Project Management

Trello è un software di Project Management (come i più famosi Asano o Click Up) e nasce come supporto ai team per gestire la complessità dei progetti.

Forse quindi ora ti starai domandando cosa te ne fai tu di un software simile visto che non ti serve per lavoro. 

Ti sei mai chiesta quanti progetti gestisci regolarmente e come il fatto di “andare a braccio” spesso li renda molto più difficili di quello che sono?

Infatti un progetto è un’attività che ha un inizio e una fine ben definiti e che è composta da task e sottotask. 

Imparare a gestirli ti permetterà non solo di risparmiare tempo e nervosismo ma ti aiuterà a sviluppare una capacità che potrebbe esserti molto utile in futuro sia nella vita privata che in quella lavorativa.

Trello: un software anche gratuito con molte funzionalità

Trello è un software nato per la gestione dei progetti in team che però può essere usato anche da una singola persona. 

E’ un software cloud based (il che vuol dire che non lo devi scaricare sul computer) e ha a disposizione anche una App per cellulare che si sincronizza in automatico con la versione pc.

Trello è un software a pagamento ma la versione base è gratuita previa registrazione. Certo con la versione gratis c’è un massimo di spazio disponibile e un numero limitato di funzioni aggiuntive extra ma per un uso personale è davvero più che sufficiente (io lo uso per molti progetti e non ho problemi).

Com’è strutturato Trello

Una volta che ti sei registrata a trello a questo link ti ritroverai davanti uno spazio virtuale dove troverai poi le bacheche che hai creato.

Ogni bacheca rappresenta un progetto che stai seguendo e puoi arrivare ad averne fino ad un massimo di 10.

In ogni bacheca avrai modo di creare una o più liste e in ogni lista una serie di schede.

Questa struttura ti permette quindi di creare il progetto (bacheca) i vari task (liste) e i sotto task (schede). 

Come puoi capire è una struttura che ti permette di suddividere il tuo progetto in attività via via più piccole in modo da poterle poi gestire una alla volta.

Inoltre tieni presente che a sua volta nelle schede puoi inserire delle check-list in modo da sapere in ogni momento quando quell’attività può definirsi conclusa.

Usare i modelli già pronti

Non sai da che parte cominciare o ti sembra un lavoro immenso da fare? 

Forse non sai che Trello ti fornisce moltissimi modelli già pronti per le varie categorie della tua vita.

Usando i modelli puoi evitare di partire da zero e limitarti a modificare quello che per te non va bene. Inoltre se è la prima volta che ti trovi a gestire un progetto il modello ti aiuterà ad avere chiaro come creare la struttura.

L’unico problema è che i modelli sono in inglese quindi se non lo parli dovrai armarti di pazienza e usare Google Translator.

Le funzioni base di Trello

Ora che hai capito com’è strutturato Trello cerchiamo di capire bene anche come farlo funzionare al meglio dando uno sguardo alle sue funzioni base.

Ricordati che le schede sono le attività più piccole, quelle che alla fine vengono fatte.

Per ogni scheda è possibile:

• mettere una descrizione dell’attività
• creare una copertina
• inserire una check list che ti permetta di capire a che punto di completamento è
• inserire una data di scadenza ed attivare le notifiche così che tu riceva una mail qualche giorno prima per ricordarti che quell’attività deve essere completata
• assegnare una o più etichette colorate che ti permettano di vedere subito a colpo d’occhio a quale categoria appartiene (proprio come se usassi un evidenziatore)
• aggiungere membri e assegnare l’attività a qualcun altro (nel caso in cui il progetto sia condiviso)
• inserire un allegato
• spostare la scheda da una bacheca ad un’altra
• copiare la scheda (in modo da non dover partire da zero se devi usare la stessa struttura ma per qualcosa di diverso)
• archiviarla (che vuol dire cancellarla dalla bacheca)
• condividerla con altri generando un link

Personalizzare la grafica di Trello

In un mondo così visuale come il nostro Trello non poteva certo mancare di avere un occhio di riguardo per la parte visiva. E’ quindi possibile fare alcune attività che rendano più visibili e stimolanti le tue bacheche selezionando immagini e stickers dal menù della bacheca.

Puoi quindi dare uno sfondo alla tua bacheca (scegliendola dalle opzioni o caricandone una tua) o mettere degli adesivi.

I power up di Trello

Oltre alle funzioni base Trello ha anche delle funzioni aggiuntive dette power up.

Alcune di queste funzioni sono gratuite mentre altre sono a pagamento (di solito una puoi averla gratis e se vuoi aggiungerne devi passare al piano pro).

Per trovarle devi andare nel menù della bacheca e cliccare su Power Up dove ti apparirà la lista di tutte le funzioni disponibili tra cui scegliere.

In base al genere di progetto che devi gestire può aver senso usare una o l’altra funzione ma quella che io uso più spesso è il calendario che mi permette di vedere in stile planner tutte le attività a cui ho dato una data di scadenza.

Da qualche mese hanno anche implementato la funzione Butler che ti permette di automatizzare alcune azioni (ma non è applicabile per tutti i progetti, soprattutto se personali).

Spero che questo articolo ti sia stato utile, se vuoi approfondire meglio l’argomento ti invito a vedere il video tutorial passo passo che ho fatto in merito e che trovi qui sotto.