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Come si può gestire al meglio i progetti quando non si ha chiaro cosa sono davvero?
Un progetto è un’attività specifica con un inizio e una fine definiti, composta a sua volta da altre sotto attività piccole e grandi.
Mansioni lavorative varie, il matrimonio, un trasloco, la meal prep… sono tutti progetti (non ci avevi mai pensato, vero?)
Gestire in modo efficace i progetti, personali o lavorativi, impatta direttamente sulla tua stabilità finanziaria.
Ridurre il disordine, usando strumenti visivi come Trello, evita nervosismo, spese d’emergenza, acquisti impulsivi e costi extra.
La tua vita è piena di progetti che gestisci ogni giorno (ma non lo sai)
Trello è un software di Project Management e nasce come supporto ai team per gestire la complessità dei progetti.
La buona notizia è puoi usarlo sia per lavoro che la per la vita privata visto che è semplicissimo da usare (e gratuito nella versione base).
Se non gestisci progetti per lavoro, forse stai pensando che non sia necessario. Ma ti sei mai chiesta quanti progetti gestisci regolarmente e come il fatto di “andare a braccio” spesso li renda molto più difficili di quello che sono?
Imparare a gestire i progetti ti permetterà di risparmiare tempo e denaro e di sviluppare una capacità che molto utile in futuro (sia nella vita privata che in quella lavorativa).
Gestire in modo efficace i progetti ti permette di risparmiare tempo e denaro
Non si può separare la gestione del tempo e dei progetti da quella del proprio portafoglio.
Quando un progetto viene gestito nel disordine e senza una pianificazione chiara, il primo costo da pagare è quasi sempre economico.
La mancanza di una visione d’insieme porta a:
- rincorrere le scadenze all’ultimo minuto
- fare acquisti d’impulso o duplicati
- pagare penali per ritardi
- sprecare risorse in “emergenze” che si potevano ampiamente prevedere.
L’organizzazione visiva non serve solo a liberare la testa dal caos, ma è il modo migliore per prevenire spese non pianificate.
Avere una bacheca Trello ben strutturata ti permette di usare in modo consapevole le tue risorse.
Quando ogni fase di un progetto è mappata chiaramente, puoi associare a ciascuna lista il tempo e il budget giusto, e capire esattamente quando e quanto dovrai investire.
Questo azzera quel tipico “nodo allo stomaco” che si presenta quando non hai il controllo sulle uscite imminenti o ti ritrovi a fare le cose all’ultimo minuto.
Meno stress, disordine e spese sui progetti grazie a Trello
Trello è un software cloud based (quindi accessibile da browser) e ha a disposizione anche una App per cellulare che si sincronizza in automatico con la versione online.
La versione base è gratuita previa registrazione. Certo, c’è un limite alle bacheche e alle funzioni aggiuntive che puoi creare ma per un uso personale è davvero più che sufficiente (io lo uso da anni e non ho problemi).
Una volta che ti sei registrata a trello a questo link ti ritroverai davanti uno spazio virtuale dove troverai poi le bacheche che hai creato.
Ogni bacheca rappresenta un progetto che stai seguendo e, per ognuna, potrai creare una o più liste che a sua volta contengono una serie di schede e check list.
E’ una struttura che ti permette di suddividere il tuo progetto in attività via via più piccole in modo da poterle poi gestire una alla volta, inserendo anche scadenze e reminder.
Non sai da che parte cominciare? Ti sembra un lavoro immenso da fare?
La bella notizia è che Trello fornisce moltissimi modelli già pronti per le varie categorie della tua vita.
Usandoli eviti di partire da zero e ti limiti a modificare quello che per te non va bene.
Come usare Trello (video tutorial incluso)
Ora diamo uno sguardo alle sue funzioni base.
Ricordati che le schede sono le attività più piccole, quelle che alla fine vengono fatte.
Per ogni scheda è possibile:
- mettere una descrizione dell’attività
- creare una copertina
- inserire una check list per le varie sotto attività (e vedere il che punto di completamento)
- inserire una data di scadenza ed attivare le notifiche così da ricevere una mail per ricordarti che quell’attività deve essere completata
- assegnare una o più etichette colorate ad ogni attività per vedere subito a quale categoria appartiene (proprio come se usassi un evidenziatore)
- aggiungere membri e assegnare l’attività a qualcun altro (se vuoi condividerlo con altri)
- inserire un allegato (anche foto)
- spostare la scheda da una bacheca ad un’altra
- copiare la scheda (se hai attività simili e non vuoi ripartire da zero)
- archiviarla (cioè cancellarla dalla bacheca)
- condividerla con altri generando un link
- dare uno sfondo alla tua bacheca (scegliendola dalle opzioni o caricandone una tua) o mettere degli adesivi.
Oltre alle funzioni base, Trello ha anche delle funzioni aggiuntive dette power up.
Alcune di queste funzioni sono gratuite mentre altre sono a pagamento.
In base al genere di progetto che devi gestire può aver senso usare una o l’altra funzione. Quella che io uso più spesso è il calendario che mi permette di vedere in stile planner tutte le attività a cui ho dato una data di scadenza.
Spero che questo articolo ti sia stato utile, se vuoi approfondire meglio l’argomento e vedere nel pratico il funzionamento ti invito a vedere il video tutorial passo passo che ho fatto in merito e che trovi qui sotto.G