La matrice di Eisenhower: cos’è e come usarla

Hai mai sentito della tecnica di time management chiama matrice di Eisenhower?

E’ una tecnica molto usata che divide le cose da fare basandosi sul concetto di importanza e urgenza. Ma come si usa in modo davvero efficace questa tecnica? Continua a leggere e te lo spiegherò.

La matrice di Eisenhower (o di Covey)

La matrice di Eisenhower ti insegna a lavorare sulla gestione delle priorità, dividendo le tue attività in base alla loro importanza e alla loro urgenza.

Tutto quello che devi fare è prendere un foglio e dividerlo in 4 parti, indicando in ciascuna le attività come da schema sotto. Una volta fatto ciò devi lavorare partendo da quelle urgenti a seguire ed ignorare totalmente le ultime. Facile no? In realtà non tanto, e ora ti spiego perché.

Matrice di Eisenhower: capire la differenza tra importante e urgente

L’uso efficace della Matrice di Eisenhower si basa sulla distinzione delle cose da fare tra importanti ed urgenti, cosa in teoria facile ed intuitiva ma che in realtà rischia di essere il più grande problema per il corretto utilizzo di questa tecnica. Infatti se sbagli a classificare le due cose rischi di perdere tempo, fare fatica per organizzarti e non arrivare comunque al punto.

Come individuare le cose importanti

Che cos’è importante? Un appassionato di calcio potrebbe risponderti “vedere la partita la domenica” mentre una mamma “stare con i miei figli”. Come puoi ben capire la definizione di importante è soggettiva quindi cambia per ciascuno di noi e dipende anche dall’obiettivo che ti sei posta. Per questo motivo la prima cosa da fare è capire per te in ogni contesto cos’è davvero importante. 

Quando si può parlare di urgenza

Se il concetto di importanza è soggettivo, quello di urgenza per fortuna no. Urgente è qualcosa che non può aspettare perché legato ad una scadenza (che può essere imposta da altri o dal tempo). Le cose urgenti devono quindi essere fatte prima della loro scadenza ma a seconda dell’ambito in cui stai usando la matrice alcune cose pur essendo urgenti possono diventare “da scartare” .

Per rendere più efficace la matrice di Eisenhower creane diverse

La prima volta che ho cercato di usare la matrice di Eisenhower mi sono ritrovata con un foglio A4 pieno di cose da fare, caotico e non esaustivo. L’ho guardato e ho pensato “non funzionerà mai !

Poi, però, ho capito dov’era il problema. Se vuoi utilizzare al meglio questa tecnica di gestione del tempo quello che devi fare è creare diverse matrici, ognuna relativa ai vari aspetti della tua vita, in modo da poter capire in quel determinato ambito cosa è importante e cosa no.

Solo in questo modo potrai analizzare le varie attività che riempiono le tue giornate con occhio critico e decidere poi come e quando farle rientrare nel tuo piano giornaliero, magari utilizzando uno schema a blocchi.

Pensiamo per esempio al lavoro: di sicuro ci sono cose importanti e urgenti da fare che non puoi permetterti di lasciare indietro. Se ti concentri solo su quelle il rischio è di passare in ufficio molto più tempo del dovuto per essere sicura di essere in pari (e magari non ci riuscirai neppure). Questo però vuol dire che non avrai più tempo per dedicarti alle altre cose importanti della tua vita e quindi alla fine nonostante tu ti sia applicata e abbia lavorato tanto sarai insoddisfatta del risultato.

Se invece prepari diverse matrici avrai chiare le varie priorità ed urgenze e potrai a quel punti mettere insieme i dati in modo da farle tutte e non lasciare indietro niente. Quello che devi fare è prendere un evidenziatore ed indicare, per ogni matrice, quali sono le più urgenti ed importanti, il resto andrà a cascata.

Ok, ora che hai capito cos’è, come funziona e come gestire al meglio la matrice, è venuto il momento di metterti al lavoro!

Se fai fatica a capire come dividerle comincia facendo un brainstorming

La prima volta che usi la matrice rischi di trovarti con milioni di idee in testa e lasciare indietro le cose urgenti ma non importanti (che sicuramente non sono il tuo primo pensiero la mattina).

Dividerle su più matrici è sicuramente un grande aiuto ma anche così potresti fare fatica visto che non sei ancora abituata a capire come dividerle. Se questo è il tuo problema allora comincia con una fase di brainstorming: prendi un foglio e scrivi tutto, ma proprio tutto, quello che ti viene in mente. Lascia che le idee fluiscano e non censurare niente. 

Compila la matrice

Bene, ora che sei pronta è venuto il momento di compilare le matrici. Per ogni ambito della tua vita inserisci nei vari quadranti le attività a cui appartengono. Se non sei sicura della categoria in cui queste attività vanno inserite chiediti prima di tutto quando “scadono”, in modo da capire se sono urgenti, e poi quanto per te sono davvero importanti in quell’ambito della tua vita.

Come usare la matrice

Ora che hai le tue matrici compilate è venuto il momento di usarle. 

La prima cosa da fare è venire a patti col fatto che tutto ciò che è finito nel quadrante non importante e non urgente non deve essere considerato. 

Spesso in questo quadrante finiscono attività per noi rilassanti o piacevoli e il vederle lì ci mette una tristezza incredibile ma ricorda che lo scopo delle tecniche di time management non è organizzare ogni secondo della nostra vita quindi quelle attività non sono escluse per sempre, solo non sono da considerarsi ora. 

Passiamo ora alle attività urgenti ma non importanti. Di solito in questo quadrante finiscono attività che possono essere delegate o automatizzate, cerca quindi di farlo. Mettiamo per esempio il pagamento delle bollette, rate e simili: che senso ha perdere un’ora in posta o in banca per farlo? O doversi mettere 10 reminder sul telefono per ricordarsi di farlo con l’homebanking? Quasi tutti questi servizi possono usufruire della domiciliazione automatica (da molte banche dato gratis) in modo da non doversi ricordare di pagare la bolletta (e se vuoi contestarne una puoi sempre revocarlo in ogni momento).

Devi passare a ritirare le camicie stirate ma non hai tempo? Chiedi ad un’amica di farlo al posto tuo e ricambia il favore alla prima occasione. Non siamo delle supereroine, non c’è niente di male a chiedere aiuto o a delegare quando necessario (sia nella vita privata che a lavoro).

Vediamo ora le cose importanti ma non urgenti: queste attività non vanno fatte subito quindi non sei con l’acqua alla gola ma sono importanti quindi non accantonarle. Prepara un piano d’azione in modo da averle sempre in mente e portarle avanti un po’ per volta.

E quelle urgenti e importanti? Sono quelle da fare subito!

Quando usare la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è una delle tante tecniche di gestione del tempo che si possono usare. C’è chi la usa su base giornaliera per portare avanti i vari compiti senza dimenticare niente ma dal mio punto di vista non è il metodo più efficace visto che richiede un bel po’ di tempo per utilizzarla e metterla in pratica. 

Credo invece che sia un ottimo metodo per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi facendo le seguenti cose:

• capire cosa è importante per te. Spesso si finisce a dedicare molto tempo a cose inutili o non importanti lasciandone indietro altre, la matrice ti aiuterà a fare chiarezza e a muoverti poi nel modo migliore per non sentirti incompiuta o fallita
• lavorare su dei progetti. Se lavori su progetti hai diverse fasi, molte cose da fare e una scadenza da rispettare quindi in questo caso la matrice ti aiuterà a portare avanti il tuo progetto nel modo migliore, senza lasciare niente indietro e nei tempi previsti.

Ora sai come e quando usare la matrice di Eisenhower, se hai ancora qualche dubbio o perplessità scrivimi pure nel box dei commenti, sarò lieta di aiutarti.